Site Gelir-Gider Raporu Nasıl Hazırlanır?

Apartman yöneticisinin en kritik görevlerinden biri yılda en az bir kez — genellikle yıl sonunda veya yönetim dönemi kapandığında — kat maliklerine hesap vermektir. Bu hesap verme sürecinin omurgası gelir-gider raporudur.

Raporun yanlış veya eksik hazırlanması güvensizlik yaratır; zaman zaman hukuki itirazlara da yol açar. Bu yazıda doğru bir gelir-gider raporunun nasıl kurgulanacağını adım adım anlatıyoruz.

Gelir-Gider Raporu Nedir?

Gelir-gider raporu, belirli bir dönemde (aylık, çeyreklik veya yıllık) sitenin tüm nakit girişlerini ve çıkışlarını düzenli biçimde gösteren belgedir. Kat Mülkiyeti Kanunu kapsamında yönetici, bu raporu kat maliklerine sunmakla yükümlüdür.

Rapor iki temel bölümden oluşur:

Gelirler: Toplanan tüm para girişleri
Giderler: Yapılan tüm harcamalar

Gelir Türleri

Aidat gelirleri

Aylık işletme gideri payları
Avans ödemeleri
Geçmiş dönemden gelen gecikmiş ödemeler

Diğer gelirler

Ortak alan kira gelirleri (reklam panosu, baz istasyonu vb.)
Gecikme tazminatı / faiz tahsilâtı
Munzam aidat (beklenmedik büyük gider için toplanan ek aidat)

Gider Türleri

Personel giderleri

Kapıcı / güvenlik / temizlik maaşı ve SGK primleri
İşçi ücretleri

Bakım ve onarım

Asansör bakımı ve arıza onarımı
Çatı, boru, elektrik tesisatı onarımı
Ortak alan boya-badana

Hizmet bedelleri

Doğalgaz (merkezi ısıtma)
Elektrik (ortak alan aydınlatması, asansör)
Su (ortak kullanım)
İnternet (lobi vb.)

Sigorta

Zorunlu deprem sigortası (DASK) — bağımsız bölüm başına
Bina sigortası (isteğe bağlı)

Yönetim giderleri

Kırtasiye, posta
Yazılım/platform abonelikleri
Banka masrafları

Raporun Yapısı

İyi hazırlanmış bir gelir-gider raporu şu sırayı izler:

1. Dönem Başı Bakiye

Önceki dönemden devir eden kasa ve banka bakiyesi.

2. Dönem Gelirleri

Her gelir kalemini ayrı satırda göster. Toplam aidat tahakkuku ile gerçekte tahsil edilen tutarı karşılaştır; aralarındaki fark o dönemin tahsil edilemeyen alacağıdır.

3. Dönem Giderleri

Her ödeme belgesiyle eşleştir: fatura numarası, tarih, tutar, alıcı. Belgesiz gider olmamalı.

4. Dönem Sonu Bakiye

Dönem başı bakiye + dönem gelirleri − dönem giderleri = dönem sonu bakiye.

Bu tutar kasa ve banka hesabının toplamıyla eşleşmelidir. Eşleşmiyorsa mutabakat yapılmalıdır.

5. Alacak Listesi

Ödeme yapmayan kat maliklerinin borç dökümü. İsim, daire no, borç tutarı.

Excel mi, Yazılım mı?

Excel ile:

Her ödemeyi manuel girmek gerekir
Formül hatası riski var
Sakinlere gönderilecek tablo her seferinde elle hazırlanır
Banka ekstresiyle karşılaştırma manuel iş gerektirir

Yazılım ile:

Tahakkuklar otomatik oluşur
Girilen ödemeler anında bakiyeye yansır
Rapor tek tıkla çıktı alınabilir şekilde hazır olur
Banka entegrasyonunda ödemeler otomatik eşleşir

Küçük apartmanlarda Excel yönetilebilir, ancak sakin sayısı arttıkça ve gelir/gider kalemleri çeşitlendikçe hata riski de artar.

Denetim İçin Raporu Hazırlarken

Kat Mülkiyeti Kanunu uyarınca yönetici, işletme hesabına ait belgeleri beş yıl saklamakla yükümlüdür. Denetçi veya kat maliki talep ettiğinde her gider kalemi için orijinal belge (fatura, dekont vb.) gösterilmelidir.

Raporu hazırlarken:

Her giderin belgesini sıra numarasıyla dosyala
Banka hesap hareketleriyle dönemlik mutabakat yap
"Çeşitli giderler" gibi muğlak kategorilerden kaçın; her kalemin adı açık olsun
Nakit kasa varsa her hareketi tarih sırasıyla kaydet

Siteyo'da gelir-gider raporu panel üzerinden otomatik olarak oluşturulur. Ücretsiz deneyin — dönem kapama işlemleri dakikalar içinde tamamlanır.